Mensen zwijgen niet omdat ze niet willen praten. Ze zwijgen omdat de werkdag geen ruimte laat voor het gesprek dat iets zou kunnen veranderen.

Er is een term die deze week veel aandacht krijgt: zwijgverzuim.

Het staat voor verzuim dat niet ontstaat door ziekte, maar door het ontbreken van een gesprek. De overgang. Rouw. Mantelzorg. Uitputting. Dingen die mensen meebrengen naar het werk, maar nergens kwijt kunnen. Die niet in een protocol passen en niet aan het loket gemeld worden, maar die het werk wel degelijk beïnvloeden.

Twee miljoen werkende vrouwen in Nederland zitten in de overgangsfase. Bijna niemand praat erover op het werk. Niet de vrouwen zelf. Niet hun leidinggevenden. Soms de bedrijfsarts, als het al te laat is.

En intussen stapelen de problemen zich op. Concentratieproblemen. Vermoeidheid. Fouten. Uitval. Team Druk. En uiteindelijk: mensen die vertrekken die je niet kunt missen.

Waarom mensen zwijgen.

De meest voor de hand liggende verklaring is cultuur. Er is een taboe. Mensen schamen zich. Ze willen niet als zwak worden gezien. Ze zijn bang voor de reactie van de leidinggevende.

Dat klopt, deels. Maar het is niet de hele verklaring. En als het de enige verklaring is, leidt het tot de verkeerde oplossing: meer bewustwording, meer campagnes, een training open cultuur. Dingen die symptomen aanpakken maar het onderliggende probleem niet raken.

Want er is een diepere reden waarom het gesprek niet gevoerd wordt. Niet de wil ontbreekt. De ruimte ontbreekt.

De leidinggevende die wil weten hoe het écht gaat, heeft daar de tijd niet voor. Die heeft dertig mensen, een volle agenda en een systeem dat vraagt om output, niet om aandacht. De medewerker die merkt dat ze minder aankan dan voorheen, weet niet waar ze het moet neerleggen. Er is geen moment. Geen structuur. Geen vanzelfsprekende plek voor het gesprek dat iets zou kunnen veranderen.

Mensen zwijgen niet omdat ze niet willen praten. Ze zwijgen omdat de werkdag geen ruimte laat voor het gesprek dat iets zou kunnen veranderen.

Wat zwijgverzuim werkelijk is.

De term zwijgverzuim is scherp omdat hij de vinger legt op het juiste punt. Het is niet de klacht die het meeste kost. Het is het ontbreken van het gesprek.

Zwijgverzuim omvat meer dan de overgang alleen. Het gaat over alles wat mensen meebrengen naar het werk maar niet kwijt kunnen:

• De overgang, met klachten als vermoeidheid, concentratieproblemen en slaapproblemen die het functioneren direct beïnvloeden
• Rouw, het verlies van een naaste dat niet stopt na het condoleanceregister
• Mantelzorg, de zorg voor een zieke partner, ouder of kind die thuis doorgaat terwijl het werk ook gewoon doorgaat
• Psychische belasting, de spanning, angst of somberheid die iemand meedraagt maar niet benoemt
• Lichamelijke klachten, chronische pijn, vermoeidheid of herstelprocessen die onzichtbaar zijn voor de buitenwereld

Al deze omstandigheden hebben één ding gemeen: ze zijn niet zichtbaar als iemand er niet over praat. En iemand praat er niet over als de omgeving daar geen ruimte voor maakt.

Het structuurprobleem.

Hier zit de kern. Zwijgverzuim is in de eerste plaats geen cultuurprobleem. Het is een structuurprobleem.

Een cultuurprobleem los je op door mensen anders te laten denken en voelen. Dat is traag, moeilijk en onzeker. Een structuurprobleem los je op door de omgeving anders in te richten. Dat is concreter, sneller en duurzamer.

De werkstructuur in de meeste organisaties is niet ingericht op het gesprek. Er zijn vergaderingen over voortgang, over planning, over resultaten. Er is een functioneringsgesprek, één of twee keer per jaar. Er is misschien een open deur, maar geen moment waarop die deur vanzelfsprekend wordt benut.

De dag heeft geen ritme dat ruimte maakt. De leidinggevende heeft geen structuur die hem of haar in staat stelt om mensen werkelijk te zien. En de medewerker heeft geen moment waarop het normaal is om te zeggen: dit gaat niet goed.

Zwijgverzuim is het gevolg van een werkdag die zo vol is dat er geen ruimte meer is voor wat er écht speelt.

Wat de megamanager ermee te maken heeft.

De megamanager, de leidinggevende met te veel mensen, te weinig tijd en een structuur die hem dwingt te coördineren in plaats van te leiden, is de ideale omgeving voor zwijgverzuim.

Want signaleren kost tijd. Aandacht kost tijd. Het gesprek voeren kost tijd. En dat zijn precies de dingen die verdampen als een leidinggevende twintig, dertig of veertig mensen heeft.

De leidinggevende ziet het niet, niet omdat hij of zij niet wil zien, maar omdat er geen moment is om te kijken. De medewerker zwijgt, niet omdat ze niet wil praten, maar omdat er geen moment is om te beginnen.

En zo groeit het zwijgen. Stil. Onzichtbaar. Tot het zich manifesteert in uitval, verloop of de stille aftakeling van iemand die er nog wel is maar er niet meer echt bij is.

Wat ruimte maken betekent in de praktijk.

De oplossing voor zwijgverzuim begint niet bij een poster in de kantine over open cultuur. Ze begint bij de vraag: heeft de leidinggevende in onze organisatie de tijd en de structuur om mensen werkelijk te zien?

En de vervolgvraag: heeft de werkdag een ritme dat ruimte maakt voor wat er speelt?

Dat is geen grote ingreep. Het begint bij kleine dingen:

• Een dag-start die dertig minuten duurt en mensen samenbrengt, niet alleen om werk te verdelen, maar om te weten hoe iedereen erbij staat
• Een leidinggevende die de ruimte heeft om na de dag-start even bij iemand te blijven, omdat de structuur dat mogelijk maakt
• Een werkdag met een ritme dat niet vol is van het eerste tot het laatste moment, zodat er ruimte is voor het gesprek dat niet gepland was
• Een organisatie die werk zichtbaar maakt, zodat de leidinggevende niet elke ochtend opnieuw het overzicht hoeft te vinden, maar kan beginnen bij de mensen

Dit zijn geen zachte interventies. Dit is de harde infrastructuur van een werkdag die mensen in staat stelt om aanwezig te zijn, niet alleen fysiek, maar ook mentaal.

De dag-start als opening.

De Werkstroom Methode heeft een dagelijks beginritueel: de Dag-start. Dertig minuten, elke ochtend. Werk doornemen. Prioriteiten stellen. Samen de dag beginnen.

Maar er is iets wat in de Dag-start net zo belangrijk is als het werk. Het is het samenkomen zelf. Het moment waarop mensen elkaar zien. Waarop de leidinggevende, bewust of onbewust, merkt dat iemand er anders bij zit dan gisteren.

Dat is niet therapeutisch bedoeld. Het is gewoon menselijk. Mensen die elke ochtend samenkomen, kennen elkaar. En mensen die elkaar kennen, signaleren eerder wanneer iets niet klopt.

De Dag-start is niet het volledige antwoord op zwijgverzuim. Maar het is een begin. Het is de structuur die de ruimte maakt waaruit het gesprek kan groeien.

Ruimte is de voorwaarde voor elk gesprek. Een dag die klopt, maakt ruimte. Dat is niet soft, dat is de basis.

De vraag die telt.

Zwijgverzuim is een signaal. Een signaal dat de werkstructuur te weinig ruimte laat voor het menselijke deel van werk. Dat de leidinggevende te veel mensen heeft om iemand echt te zien. Dat de dag zo vol is dat er geen plek meer is voor wat er écht speelt.

De vraag is niet: hoe maken we het bespreekbaar?

De vraag is: hoe richten we de werkdag in zodat bespreken vanzelfsprekend wordt?

Dat is een structuurvraag. En structuurvragen hebben structuur antwoorden.

Meer weten over de Werkstroom Methode?

De Werkstroom Methode bouwt de structuur die ruimte maakt, voor werk, voor mensen en voor de gesprekken die anders blijven liggen.

Maak een vrijblijvende afspraak!!