Een belangrijk aspect van Werkstroom is dat het niet alleen gaat om het zichtbaar maken van werk, maar ook om het verbeteren van doorlooptijd en voorspelbaarheid. Daarvoor gebruiken we WSM (Werkstroom Methode), een gestructureerde aanpak die helpt om een goed werkend systeem te ontwerpen en voortdurend te verbeteren.

Wat is WSM?

WSM is een aanpak die teams helpt om hun werkproces systematisch te analyseren en te ontwerpen. Het is geen kant-en-klaar stappenplan, maar eerder een denkwijze die je helpt te begrijpen hoe werk door je systeem stroomt en waar verbeteringen mogelijk zijn. De stappen van WSM zijn:

1. Identificeer de diensten: welk type werk of service levert het team?

2. Begrijp wat de dienst fit for purpose maakt: wat verwachten klanten en stakeholders?

3. Analyseer bronnen van ontevredenheid: waar zitten knelpunten of problemen?

4. Analyseer de vraag: hoeveel werk komt binnen, hoe varieert dat, en wat zijn de patronen?

5. Analyseer de capaciteit: hoeveel werk kan het team aan en waar zitten de grenzen?

6. Modelleer de workflow: teken uit hoe werk nu door het systeem gaat.

7. Ontdek klassen van service: welke soorten werk vragen verschillende benaderingen?

8. Ontwerp het Werkstroom-systeem: hoe richt je borden, afspraken en limieten in?

9. Socialiseer het ontwerp: bespreek het met het team en pas het samen aan.

Waarom doorlooptijd meten?

Doorlooptijd is de tijd die een taak nodig heeft om van start tot finish te gaan. Het meten hiervan is cruciaal, omdat het inzicht geeft in hoe voorspelbaar en efficiënt een team werkt. Zonder data is het moeilijk te weten of verbeteringen effect hebben. Met doorlooptijdmetingen kun je trends ontdekken, bottlenecks identificeren en realistische verwachtingen naar klanten communiceren.

Bijvoorbeeld: als de gemiddelde doorlooptijd voor standaardtaken 10 dagen is, kan het team aan klanten communiceren dat een nieuwe aanvraag waarschijnlijk binnen twee weken wordt geleverd. Dit voorkomt teleurstellingen en verhoogt het vertrouwen.

Hoe verbeter je doorlooptijd?

Verbeteren begint met meten. Gebruik historische data om te analyseren hoe lang verschillende soorten werk duren. Kijk vervolgens naar waar vertragingen ontstaan: zijn er wachttijden tussen stappen, zijn er afhankelijkheden die blokkeren, of raakt werk vast doordat er te veel tegelijk openstaat?

Met WSM kun je vervolgens gerichte interventies ontwerpen. Misschien betekent dit dat WIP-limieten moeten worden aangescherpt, dat de volgorde van stappen moet worden aangepast, of dat er andere afspraken nodig zijn over prioriteit en focus. Het belangrijkste is dat verbeteringen niet alleen worden bedacht, maar ook getest en gemeten.

Praktische tips

• Start klein: begin met het meten van doorlooptijd op één type taak.

• Visualiseer data: gebruik grafieken zoals control charts of cumulative flow diagrams.

• Betrek het team: bespreek data samen en laat iedereen meedenken over verbeteringen.

• Test hypotheses: probeer kleine aanpassingen en kijk of ze effect hebben.

• Leer van fouten: als een experiment niet werkt, is dat waardevolle informatie.

Cultuur van leren

Doorlooptijdverbetering is geen eenmalig project, maar een doorlopende activiteit. Het vraagt om een cultuur waarin leren, experimenteren en reflecteren centraal staan. Dit betekent dat het team niet alleen kijkt naar cijfers, maar ook naar de verhalen achter de cijfers: waarom ging iets sneller of langzamer, en wat kunnen we daarvan leren?

Conclusie

Met WSM en doorlooptijdverbetering bouwt Werkstroom aan een systeem dat niet alleen zichtbaar en gestructureerd is, maar ook continu evolueert. Zo ontstaat een lerende organisatie die steeds beter wordt in het leveren van waarde aan klanten en het creëren van een fijne, effectieve werkplek. In het volgende hoofdstuk bespreken we hoe Werkstroom helpt bij continue verbetering en volwassenheidsgroei binnen teams en organisaties.