Inleiding

De Werkstroom Methodiek biedt een gestructureerde aanpak om alle binnenkomende werkzaamheden van klanten, leveranciers of interne afdelingen efficiënt te verwerken. Dit handboek beschrijft stap voor stap hoe werk van aanvraag tot oplevering door de organisatie stroomt, en hoe verschillende werkstromen het proces ondersteunen.

1. Start van het werk

Werk kan op verschillende manieren binnenkomen:

• Extern: van klanten of leveranciers (bijv. opdrachten, servicevragen, productleveringen).

• Intern: vanuit eigen afdelingen of projecten (bijv. nieuwe initiatieven, onderhoud, interne opdrachten).

Alle aanvragen worden centraal ontvangen bij één afdeling: de Werkverdeler. Deze kan in elk bedrijf een andere naam hebben (bijv. Servicedesk, Intake Team), maar vervult dezelfde rol.

2. Kwalificatie en registratie

De Werkverdeler:

• Controleert de volledigheid van de aanvraag.

• Kwalificeert het type werk (bijv. administratie, productie, service).

• Maakt een werkorder aan met alle benodigde informatie.

• Registreert de werkorder in het werkvoorraadsysteem.

Hierdoor ontstaat een uniforme en traceerbare manier van werken, ongeacht de herkomst van het werk.

3. Toewijzing aan werkstromen

Elke werkorder wordt toegewezen aan de bijbehorende werkstroom:

• Administratie Proces

• Marketing Proces

• Productie Proces

• Verkoop Proces

• Service Proces

• Inkoop Proces

Dit zorgt ervoor dat het werk bij het juiste proces terechtkomt en door de juiste expertise wordt uitgevoerd.

4. Planning en afstemming

Voordat het werk wordt uitgevoerd:

• Wordt het ingepland in overleg met de betreffende werkstroom.

• Vindt afstemming plaats met andere betrokken teams of afdelingen.

• Worden prioriteiten bepaald op basis van urgentie en beschikbaarheid.

De fase Planning & Afstemming voorkomt knelpunten en bevordert een soepele voortgang.

5. Uitvoering

Na planning en afstemming:

• Het werk wordt uitgevoerd door het Werkstroom Uitvoeringsteam.

• Tijdens de uitvoering wordt voortgang vastgelegd in het systeem.

• Eventuele afwijkingen of blokkades worden direct gerapporteerd aan de Product Eigenaar.

6. Oplevering

Na afronding van het werk:

• Wordt de oplevering gecontroleerd en gevalideerd.

• Gaat een terugkoppeling naar de aanvrager (klant, leverancier of interne afdeling).

• Wordt de werkorder afgesloten in het systeem.

Hiermee eindigt de werkstroomcyclus en is het werk formeel opgeleverd.

7. Continu verbeteren

De Werkstroom Methodiek bevat standaardmomenten voor evaluatie:

• Periodieke reviews per werkstroom.

• Analyse van doorlooptijden en knelpunten.

• Verbeteracties in overleg met uitvoeringsteams en de Werkverdeler.

Zo blijft het proces zich ontwikkelen en wordt verspilling geminimaliseerd.

Conclusie

De Werkstroom Methodiek structureert het gehele proces van aanvraag tot oplevering. Door centraal werk te verdelen, te kwalificeren, via duidelijke werkstromen te leiden en nauwkeurig te plannen en af te stemmen, ontstaat een transparante, efficiënte manier van werken die maximale waarde levert voor klanten én interne afdelingen.

Let op: dit proces geeft een algemene beschrijving die bedoeld is als voorbeeld voor bedrijven. Bedrijfsspecifieke details en uitzonderingen worden pas tijdens een transformatie naar de Werkstroom Methodiek uitgewerkt en toegevoegd.