Werkstroom: Optimalisatie van Ongepland Werk met een ‘Trek’-gebaseerd Systeem

In veel organisaties komt ongepland werk regelmatig voor. Incidenten, spoedaanvragen en onverwachte problemen kunnen de efficiëntie verstoren en teams dwingen om ad hoc oplossingen te bedenken. De Werkstroom-methode biedt een gestructureerde aanpak om ongepland werk te optimaliseren, zonder het te maximaliseren. Door het werk visueel te maken en met een ‘Trek’-gebaseerd systeem te werken, wordt de balans tussen effectiviteit, efficiëntie en voorspelbaarheid verbeterd. In dit artikel verkennen we de kernprincipes en praktische toepassingen van de Werkstroom-methode.

Wat is Werkstroom?

Werkstroom verwijst naar de beweging van potentieel werk door een systeem. Dit systeem kan een team, een afdeling of zelfs een volledige organisatie omvatten. In plaats van ongepland werk als een hinderlijke verstoring te beschouwen, helpt Werkstroom om deze werkvorm beter te beheersen en in balans te brengen met gepland werk. Dit gebeurt door middel van een visueel beheersysteem waarin werkitems alleen worden opgepakt wanneer er ruimte is, in plaats van een constante stroom van taken die op medewerkers wordt afgevuurd.

De Drie Praktijken van Werkstroom

Om ongepland werk effectief te beheren, introduceert de Werkstroom-methode drie fundamentele praktijken:

1. De werkstroom definiëren en visualiseren

Het begint met het inzichtelijk maken van het ongeplande werk. Dit kan door middel van een Kanban-bord of een ander visueel systeem waarin de verschillende stadia van een taak worden weergegeven. Bijvoorbeeld:

• Binnenkomend werk: Nieuwe taken en incidenten.

• In uitvoering: Werk dat momenteel wordt opgepakt.

• Afgerond: Werk dat klaar is.

Door deze visualisatie wordt direct duidelijk waar knelpunten ontstaan en hoe werk zich door het systeem beweegt.

2. Items in een werkstroom actief beheren

In plaats van ongepland werk reactief aan te pakken, wordt het met de Werkstroom-methode bewust beheerd. Dit betekent dat teams niet alle taken tegelijk oppakken, maar gebruikmaken van ’trek-principes’: een taak wordt pas opgepakt als er capaciteit is. Hierdoor wordt multitasking verminderd en blijven de doorlooptijden korter. Bovendien zorgt een expliciete prioritering ervoor dat het meest waardevolle werk als eerste wordt opgepakt.

3. De werkstroom verbeteren

Het continu verbeteren van het systeem is essentieel. Dit wordt gedaan door middel van regelmatige evaluaties en het verzamelen van metrieken. Denk aan:

• Doorlooptijd: Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een taak is voltooid?

• Werk in Uitvoering (WiU): Hoeveel taken zitten er tegelijkertijd in het systeem?

• Stroom-efficiëntie: Hoeveel tijd wordt er werkelijk besteed aan waardevol werk versus wachttijd?

Door deze metrieken te analyseren, kunnen teams knelpunten identificeren en verbeteringen doorvoeren die de werkstroom verder optimaliseren.

Continue verbetering en waardecreatie

Een van de sterke punten van de Werkstroom-methode is dat teams sneller de juiste vragen kunnen stellen en knelpunten inzichtelijk krijgen. Dit leidt tot continue verbetering. Teams worden gestimuleerd om te experimenteren met kleine aanpassingen en deze te evalueren op basis van data. Dit zorgt ervoor dat het systeem zichzelf blijft verfijnen en steeds beter aansluit bij de behoeften van klanten, eindgebruikers en de organisatie.

Brede toepasbaarheid van Werkstroom

Werkstroom heeft een brede toepasbaarheid. Organisaties in sectoren zoals financiën, gezondheidszorg, marketing en productie kunnen er eveneens baat bij hebben. Overal waar ongepland werk een uitdaging vormt, kan deze methode helpen om beter met deze dynamiek om te gaan.

Conclusie

Ongepland werk hoeft geen chaos te betekenen. Door het systematisch te benaderen via de Werkstroom-methode wordt de balans tussen efficiëntie, effectiviteit en voorspelbaarheid verbeterd. Door werkstromen te visualiseren, bewust te beheren en continu te verbeteren, kunnen teams beter omgaan met onverwachte taken en tegelijkertijd de waardecreatie optimaliseren. Zo wordt ongepland werk niet langer een verstorende factor, maar een geoptimaliseerd onderdeel van het geheel.