Veel gestelde vragen over de Werkstroom Methode.

Werkstroom is een Nederlandse aanpak voor projectmanagement die de kernprincipes van Agile (Scrum) en Lean (Kanban) combineert, maar dan met een focus op Nederlandstalige terminologie en een cultuur waarin de Nederlandse taal de voertaal is.

Het is ontworpen om toegankelijker te zijn voor organisaties waar Nederlands de primaire werktaal is en waar medewerkers wellicht minder vertrouwd zijn met Engelstalige concepten.

Werkstroom vertaalt Engelstalige termen naar begrijpelijke Nederlandse equivalenten (zoals “Werkplan” voor “Sprint”, “Werkvoorraad” voor “Product Backlog”, “Team Coach” voor “Scrum Master”, enz) om de implementatie te vergemakkelijken.

In tegenstelling tot Scrum, dat een vastomlijnd framework is met specifieke rollen en events, is Werkstroom flexibeler en kan het makkelijker aan de behoeften van specifieke organisaties worden aangepast. Het combineert planmatig werken met de flexibiliteit van een wendbare aanpak. De nadruk ligt op het creëren van een gestructureerd raamwerk met duidelijke verantwoordelijkheden, maar met ruimte voor aanpassing aan de specifieke context.

• Werkstroom is bijzonder geschikt voor Nederlandstalige organisaties, waaronder MKB’s, grote Nederlandse bedrijven, overheidsinstellingen, productiebedrijven, en non-profit organisaties.
• Het is relevant voor organisaties die de focus leggen op het optimaliseren van processen, het verminderen van verspilling, en het verbeteren van de samenwerking binnen teams, maar ook voor diegenen die behoefte hebben aan een flexibele en wendbare aanpak in een Nederlandstalige context.
• Werkstroom is minder geschikt voor organisaties met een internationaal personeelsbestand of waar Engels de dominante voertaal is, omdat de Nederlandse terminologie juist tot verwarring kan leiden. Ook kan het minder passend zijn in zeer specialistische omgevingen waar specifiek vakjargon en terminologie noodzakelijk zijn. In deze gevallen zijn de standaard Engelstalige methoden, zoals Scrum en Kanban, vaak meer toepasbaar.

De belangrijkste principes van Werkstroom zijn:

• Waarde definiëren: Identificeer wat waardevol is voor de klant en richt alle activiteiten daarop. Dit wordt in de praktijk gebracht door middel van gesprekken met belanghebbenden en de klant, het prioriteren van werk op basis van waarde, en het continu evalueren van het werk om te verzekeren dat het aan de behoeften van de klant blijft voldoen.
• Waarde stroom: Analyseer en optimaliseer de stappen die waarde toevoegen en elimineer verspilling (Value Stream Mapping). Dit wordt gedaan door processen visueel in kaart te brengen om inefficiënties te identificeren en elimineren.
• Stroom creëren: Zorg voor een soepele en continue stroom van producten en diensten zonder onderbrekingen. Dit houdt in dat de werkzaamheden zo efficiënt mogelijk worden georganiseerd en dat er voldoende middelen zijn om ononderbroken te kunnen werken.
• Trek systeem: Produceer alleen wat er wordt gevraagd door de klant (Pull system) en voorkom zo overproductie. Dit wordt gerealiseerd door te werken aan de wensen van de klant die in de “Werkvoorraad” zitten.
• Voortdurende verbetering (Kaizen): Streef naar constante verbetering en optimalisatie van processen. Dit wordt gefaciliteerd door regelmatige evaluaties, teamfeedback en het implementeren van kleine stappen naar verbetering.

Deze principes worden toegepast met behulp van tools zoals 5S (Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden) om een georganiseerde werkplek te creëren, waardestroomanalyse om verspilling te identificeren, en door het team continue te laten reflecteren over hoe het werk efficiënter kan.

De Nederlandse terminologie binnen Werkstroom is cruciaal om de concepten toegankelijker en begrijpelijker te maken voor Nederlandstalige teams. Dit bevordert een beter begrip, verbetert de communicatie, vergroot de culturele cohesie, verhoogt de efficiëntie en helpt bij een betere markt aansluiting.

Hier zijn enkele van de vertaalde termen:

• Scrum Master = Team Coach
• Sprint = Werkplan
• Product Backlog = Werkvoorraad
• Daily Scrum = Dag-start
• User Story = Werkorder
• Retrospective = Werkoverleg
• Burn-down Chart = Werk-grafiek
• Kanban Board = Planbord
• Continuous Improvement = Voortdurende Verbetering
• Agile = Wendbare werkstroom
• Lean = Efficiënt werken

Het gebruik van deze termen verlaagt de drempel voor teams om de methodologie te adopteren en effectiever te implementeren.

Een Werkstroom team is een klein, multidisciplinair en zelfsturend team dat samenwerkt om waarde te creëren.

De belangrijke rollen binnen dit team zijn:

• Team Coach: Verantwoordelijk voor de implementatie van Werkstroom, het coachen van het team in autonomie, het verwijderen van belemmeringen en het faciliteren van de Werkstroom evenementen. Hij bewaakt dat de juiste Werkstroom principes worden gevolgd.
• Product Eigenaar: Maximaliseert de waarde van het product dat voortkomt uit het werk van het team. Beheert de werkvoorraad, communiceert het productdoel, en ordent de werkvoorraad op basis van prioriteiten en de “Definitie van Gereed”.
• Teamleden: Verantwoordelijk voor het creëren van elk aspect van een bruikbaar product binnen elk werkplan. Ze creëren samen met de Product Eigenaar een plan voor het werkplan, houden zich aan de “Definitie van Klaar” en passen dagelijks hun plan aan.

Het team is klein genoeg om wendbaar te blijven (meestal niet meer dan 9 personen) en groot genoeg om significante waarde te leveren binnen een werkplan. Het team wordt geacht zelfsturend te zijn en verantwoordelijkheid te nemen voor alle product gerelateerde activiteiten.

Binnen Werkstroom zijn er verschillende evenementen die de basis vormen voor de iteratieve aanpak:

• Werkplan: Een tijdgebonden iteratie (meestal één maand of minder) waarin een bepaald werkvolume wordt voltooid. Omvat de andere evenementen en creëert een gestructureerde aanpak voor de uitvoering van het project.
• Werkplan Planning: Het team definieert het werkplan doel, selecteert werkorders (taken) en plant de levering van het werk. Het team plant wat er in het komende werkplan bereikt moet worden.
• Dag-start: Een dagelijkse, korte bijeenkomst van maximaal 15 minuten waarin teamleden de voortgang bespreken, eventuele obstakels delen en het plan voor de dag aanpassen. Het team blijft op de hoogte van de voortgang van iedereen.
• Werkoverleg: Een terugblik bijeenkomst aan het einde van een werkplan, waarin het team evalueert wat goed ging, wat beter kan en hoe processen verbeterd kunnen worden voor het volgende werkplan.
• Werkevaluatie: Inspecteert het resultaat van het werkplan en bepaalt toekomstige aanpassingen. Het team presenteert resultaten aan belanghebbenden, waaronder klanten, om feedback te ontvangen en de richting van het product te bepalen.
• Werkorder Overleg: Voorafgaand aan het werkplan overleg, wordt met het team, in samenwerking met de product eigenaar, de werkvoorraad verder verfijnd en geprioriteerd. Deze evenementen zorgen voor een continue stroom van communicatie, feedback en aanpassing, waardoor het team efficiënter en wendbaarder kan werken.