In organisaties waar samenwerking, veiligheid en kwaliteit centraal staan, is een gestructureerde werkwijze essentieel. De Werkstroom-methode biedt hiervoor een praktisch kader. Centraal in deze methode staat het werken met werkorders en duidelijke procedures – een aanpak die zorgt voor grip op het werk, rust in de uitvoering en continue verbetering.

Wat is een werkorder?

Een werkorder is binnen de Werkstroom-methode méér dan een taakomschrijving. Het is een gestandaardiseerd document dat alle informatie bevat die nodig is om een werkactiviteit veilig, kwalitatief en efficiënt uit te voeren. Een goede werkorder zorgt ervoor dat iedereen die bij het werk betrokken is precies weet wat er moet gebeuren, hoe het moet gebeuren, en onder welke randvoorwaarden.

Een typische werkorder bevat onder andere:

• Omschrijving van het werk – wat moet er precies gebeuren?

• Doel van de taak – waarom wordt dit gedaan?

• Locatie en tijdstip – waar en wanneer vindt de uitvoering plaats?

• Benodigde materialen en gereedschappen – wat moet beschikbaar zijn?

• Personele bezetting – wie voert het uit, wie is verantwoordelijk?

• Veiligheidsinstructies – welke risico’s zijn er, welke maatregelen gelden?

• Procedures en normen – welke richtlijnen en werkinstructies zijn van toepassing?

• Kwaliteitscriteria en acceptatie-eisen – hoe ziet goed werk eruit?

Deze vaste opbouw voorkomt misverstanden, stimuleert samenwerking en biedt houvast bij het uitvoeren van het werk.

Procedures: zo werk je consistent en beheerst

Elke werkorder is gekoppeld aan vaste procedures – denk aan werkinstructies, veiligheidsvoorschriften of kwaliteitsstandaarden. Deze procedures zorgen ervoor dat het werk altijd op een gecontroleerde manier wordt uitgevoerd. Ze zijn vastgelegd en toegankelijk voor iedereen in de organisatie. Zo kun je als medewerker altijd terugvallen op duidelijke afspraken over hoe het werk hoort te worden gedaan.

Door deze werkwijze voorkom je variatie in uitvoering, verminder je risico’s en verhoog je de voorspelbaarheid van resultaten.

Werk kwalificeren: wat moet nú, wat kan later?

Niet al het werk is even urgent of even complex. Daarom begin je binnen de Werkstroom-methode altijd met het kwalificeren van het werk. Dat wil zeggen: je bepaalt de aard, omvang en urgentie van de klus.

Een goed kwalificatieproces kijkt onder andere naar:

• Risico’s (veiligheid, milieu, impact op operatie)

• Complexiteit (technisch, organisatorisch)

• Urgentie (wat gebeurt er als we dit niet snel doen?)

• Verplichte procedures (is dit gereguleerd werk?)

Afhankelijk van de uitkomst van deze kwalificatie bepaal je hoe het werk wordt ingepland en voorbereid.

Werk plannen: van idee naar uitvoering

Na kwalificatie volgt de werkvoorbereiding en planning. Dit is het moment waarop de werkorder wordt opgesteld en ingepland in het werkrooster. Hierin worden mensen, middelen, materialen en tijd afgestemd, zodat alles op het juiste moment beschikbaar is. Ook de communicatie met betrokkenen speelt hierbij een belangrijke rol.

Goede werkplanning binnen de Werkstroom-methode betekent:

• Geen verrassingen bij de uitvoering

• Betere benutting van capaciteit

• Minder storingen en vertragingen

• Veiliger en efficiënter werken

Waarom deze aanpak werkt

De kracht van de Werkstroom-methode zit in de combinatie van structuur en samenwerking. Door helder te zijn over wat er moet gebeuren en hoe het moet gebeuren, creëer je rust in de uitvoering. Iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht, wat de spelregels zijn, en waar je terecht kunt bij vragen of problemen.

Meer weten?
Bezoek werkstroommethode.nl voor een uitgebreide uitleg en praktijkvoorbeelden.