De Werkstroom Methode kent een duidelijke en iteratieve structuur voor het organiseren en uitvoeren van betekenisvol werk in organisaties. Deze werkwijze is ontworpen om flexibel en mensgericht om te gaan met ideeën en signalen uit de organisatie, van klanten of ketenpartners. Elk idee wordt systematisch vertaald naar concrete realisatie via initiatieven, projecten, functies en werkorders. In dit artikel beschrijven we hoe deze opeenvolgende werkvormen binnen de Werkstroom Methode worden toegepast, en hoe teams en leiderschap hierin samenwerken.

In de wereld van de Werkstroom Methode vormt een initiatief het allereerste begin van elk projectmatig traject. Het is het startpunt waar ideeën worden geboren, vragen worden gesteld en mogelijkheden worden verkend. Een initiatief komt zelden uit het niets: het ontstaat vaak vanuit signalen die in de organisatie opvallen, uit klantvragen of knelpunten die buiten de gebaande paden vallen, of vanuit strategische ambities van het leiderschapsteam.

Een Werkitem is een korte, eenvoudige beschrijving van een functie of vereiste, verteld vanuit het perspectief van de eindgebruiker of klant. Het is een essentieel onderdeel van planmatig werken en helpt teams om te begrijpen wat de gebruiker of klant of klant nodig heeft en waarom. Werkitems zijn bedoeld om de wensen en behoeften van de gebruiker of klant centraal te stellen in het proces.

Een functie is een specifieke functionaliteit of eigenschap van een product die waarde toevoegt voor de gebruiker. In de context van planmatig werken is een functie een verzameling van gerelateerde werkorders die samen een bepaald doel of functionaliteit realiseren.

Een Project is een grootschalige werkorder of een hoog niveau functie die een aanzienlijke hoeveelheid werk vertegenwoordigt. Het omvat meestal meerdere kleinere klantvragen en vormt een soort overkoepelende doelstelling die verder in detail moet worden opgesplitst om te kunnen worden uitgevoerd. Projecten worden vaak gebruikt in planmatig werken om grote hoeveelheden werk beheersbaar en georganiseerd te houden.

Teamleden zijn verantwoordelijk voor het creëren van elk aspect van een bruikbaar product binnen elk werkplan. Ze werken samen om de werkorders te voltooien en dragen bij aan het behalen van het werkplan doel.

De Team Coach is verantwoordelijk voor de implementatie van het planmatig werken en de effectiviteit van het team. De Team Coach zorgt ervoor dat het team goed functioneert en ondersteunt hen bij zelforganisatie en multifunctionaliteit.

Een Werkstroom Coördinator is een sleutelfiguur binnen een team en heeft de verantwoordelijkheid voor het maximaliseren van de waarde van het product dat het team maakt. De Werkstroom Coördinator fungeert als de brug tussen de belanghebbenden(zoals klanten, management, en andere belanghebbenden) en het team, en zorgt ervoor dat het team werkt aan de juiste dingen om de maximale waarde te leveren.

Binnen de werkstroom-methodologie is het leiderschapsteam meer dan een groep besluitvormers; het zijn de hoeders van een cultuur waarin zelforganisatie, respect, eerlijkheid, transparantie, en werkvreugde centraal staan.

Het werkoverleg, een regelmatig terugkerend overleg, heeft als doel de voortgang van het werk te bespreken, belemmeringen te identificeren, en de samenwerking en afstemming binnen het team te verbeteren. Dit overleg helpt het team om op één lijn te blijven en eventuele problemen tijdig aan te pakken.

De werkevaluatie, vergelijkbaar met de sprint review in Scrum, heeft als doel om het resultaat van het werkplan te inspecteren en toekomstige aanpassingen te bepalen. Tijdens dit overleg presenteert het team de resultaten aan belanghebbenden en past de werkvoorraad aan op basis van terugkoppeling.

De dag-start, vergelijkbaar met de daily stand-up in Scrum en heeft als doel om de voortgang van het werk te inspecteren en het plan voor de komende 24 uur aan te passen. Dit evenement helpt het team om zich te focussen, obstakels te identificeren en de samenwerking te bevorderen.

De werkplan planning, ook wel bekend als de sprint planning in Scrum, heeft als doel om het werk te plannen dat uitgevoerd moet worden tijdens het komende werkplan. Het team definieert het werkplan doel, selecteert werkvoorraad werkorders, en plant de levering.

Het Werkitem overleg, ook wel bekend als de “refinement” in Scrum, heeft als doel om de werkorders in de werkvoorraad verder te verfijnen en te prioriteren. Dit zorgt ervoor dat de Werkitem duidelijk en gedetailleerd genoeg zijn om te worden opgepakt in een Werkplan.

Planmatig werken is gebaseerd op proefondervindelijk en efficiënt denken. Proefondervindelijk werken stelt dat kennis voortkomt uit ervaring en dat beslissingen worden genomen op basis van waarnemingen. Efficiënt denken richt zich op het verminderen van verspilling en het focussen op de essentie.