Om Werkstroom effectief te benutten, zijn er een aantal belangrijke stappen en principes die je kunt volgen:

1. Definieer en visualiseer de werkstroom

Een gedeeld begrip van de werkstroom (Werkstroomdefinitie, oftewel DvW) is cruciaal. Dit omvat:

• Definitie van waarde-eenheden (werkitems): Elk item moet duidelijk worden gedefinieerd.

• Start- en eindpunten: Wanneer begint en eindigt een werkitem binnen de werkstroom?

• Statussen van werkitems: Welke stadia doorloopt een werkitem?

• Beheer van Werk in Uitvoering (WiU): Hoe wordt bepaald hoeveel werk tegelijkertijd kan plaatsvinden?

• Expliciete afspraken over statusovergangen: Wie beslist wanneer een werkitem van de ene naar de andere status gaat?

• Verwacht Niveau van Dienstverlening (VND): Een voorspelling van de doorlooptijd van een werkitem.

Gebruik een Werkitem-bord om de DvW visueel te maken. Dit helpt teams bij kennisverwerving en continue procesverbetering en geeft een helder beeld van hoe werkitems bewegen.

2. Actief beheer van items in de werkstroom

Het effectief beheren van werkitems zorgt ervoor dat ongepland werk beheersbaar blijft. Dit omvat:

• WiU-limieten stellen: Beperk het aantal gelijktijdige taken om focus te behouden en wachttijden te verminderen.

• Opeenstapeling van werkitems vermijden: Zorg ervoor dat taken niet onbeheerd blijven liggen.

• Voorkomen dat werkitems verouderen: Gebruik VnD om tijdige afronding te waarborgen.

• Geblokkeerd werk deblokkeren: Identificeer en los blokkades zo snel mogelijk op.

• Regelmatige evaluatie van het Werkitem-bord: Controleer de werkstroom en pas indien nodig het proces aan.

3. Continue verbetering van de werkstroom

Continue verbetering is een kernaspect van de Werkstroom-methode. Dit betekent dat teams verantwoordelijk zijn voor het monitoren en verbeteren van hun werkprocessen. Enkele manieren om dit te doen:

• Regelmatige inspectie en aanpassing van het systeem.

• Implementatie van ‘precies op tijd’ aanpassingen: Kleine verbeteringen direct doorvoeren.

• Grotere proceswijzigingen indien nodig: Indien trends en metrieken dat aangeven, overgaan op structurele verbeteringen.

4. Gebruik metrieken om prestaties te meten en te verbeteren

Het verzamelen van data is essentieel voor een goed functionerende werkstroom. Enkele belangrijke metrieken zijn:

• WiU (Werk in Uitvoering): Aantal gestarte, niet-voltooide werkitems.

• Verwerkingscapaciteit: Aantal voltooide werkitems per tijdseenheid.

• Werkitem leeftijd: Hoe lang een werkitem al in het systeem zit.

• Doorlooptijd: Hoe lang het duurt van start tot afronding van een werkitem.

Door deze gegevens visueel weer te geven in grafieken kunnen trends en knelpunten snel worden geïdentificeerd en aangepakt. Indien nodig kunnen context-specifieke metrieken worden toegevoegd.

De voordelen van Werkstroom-optimalisatie

Wanneer Werkstroom correct wordt toegepast, biedt het een duurzame balans tussen effectiviteit, efficiëntie en voorspelbaarheid. Dit leidt tot:

• Minder verstoringen: Teams kunnen ongepland werk beter integreren zonder dat dit ten koste gaat van gepland werk.

• Verbeterde samenwerking: Teams werken effectiever samen doordat er een gedeeld begrip is van de werkstroom.

• Hogere voorspelbaarheid: Door het beheersen van WiU en het analyseren van metrieken, worden levertijden betrouwbaarder.

• Continue verbetering: Het systeem blijft zich ontwikkelen en aanpassen aan veranderende omstandigheden.

Conclusie

Door Werkstroom strategisch toe te passen en de hierboven beschreven principes te volgen, kunnen teams ongepland werk effectief beheren zonder dat het de productiviteit negatief beïnvloedt. Door werkstromen te visualiseren, actief te beheren, te verbeteren en metrieken te gebruiken, kunnen organisaties een flexibel en robuust systeem creëren dat zich aanpast aan de dynamiek van ongepland werk. Dit maakt Werkstroom niet alleen een nuttige methode op zichzelf, maar ook een waardevolle aanvulling op bestaande werkmethodologieën.