Onderzoek van DNB laat zien dat werkenden in Nederland gemiddeld 20% van hun tijd besteden aan taken die zij zelf niet als kerntaken zien. Waarom dat geen verspilling is — maar een structuurprobleem.

Een vijfde van de werktijd.

Dat is hoeveel werkenden in Nederland gemiddeld kwijt zijn aan taken die zij zelf niet als hun kerntaken beschouwen — zo blijkt uit onderzoek van De Nederlandsche Bank dat dit jaar verscheen.

Reken het even door. Een vijfde van een werkweek van vijf dagen is een hele dag. Een hele werkdag per week aan taken die mensen zelf benoemen als ‘niet waarom ik dit werk doe’. Bij een fulltime baan kom je uit op tien weken per jaar. Tien weken werken aan dingen die je collega’s, je vakgenoten en jij zelf afdoen als bijzaak.

Dat is geen kleine inefficiëntie. Dat is een structureel verlies dat zich aan de oppervlakte voordoet als drukte, vermoeidheid en het gevoel dat je nooit echt klaar bent.

Wat is dat werk dat er niet toe doet?

Het is verleidelijk om dit verschijnsel weg te zetten als bureaucratie. Of als slechte planning. Of als die collega die altijd te lang doorvraagt in vergaderingen. Dat is allemaal echt waar — maar het is niet de hele waarheid.

Het werk dat er niet toe doet bestaat in de meeste organisaties uit een verzameling kleine dingen die zich opstapelen tot iets groots:

• Uitzoeken wat er vandaag prioriteit heeft — elke ochtend opnieuw
• Coördineren wie waarmee bezig is omdat het nergens zichtbaar staat
• Beantwoorden van vragen die beantwoord hadden kunnen zijn als de informatie zichtbaar was
• Vergaderingen waarin niets beslist wordt omdat de juiste mensen er niet zijn
• Dubbel werk omdat niemand wist dat iemand anders er al mee bezig was
• Rapportages die nooit gelezen worden maar elke maand opnieuw gemaakt
• Mails om te bevestigen wat al via een ander kanaal is gezegd
• Opzoeken waar dat ene document staat — voor de derde keer deze week

Elk van deze dingen is klein. Een paar minuten. Een korte onderbreking. Een kort overleg dat eigenlijk niet nodig was. Maar cumulatief vormen ze een werkdag. Per week. Voor de individuele medewerker. Vermenigvuldigd met het aantal medewerkers in de organisatie.

Dat is geen verspilling die je oplost met een time-management training. Dat is een structuurprobleem.

Een werkdag per week kwijt aan werk dat er niet toe doet — dat is geen kleine inefficiëntie. Dat is een structureel verlies dat zich voordoet als drukte, vermoeidheid en het gevoel nooit klaar te zijn.

Waarom dit zo’n hardnekkig probleem is.

Als 20% van de werktijd verloren gaat aan niet-kerntaken, zou je verwachten dat organisaties dit met prioriteit aanpakken. Het potentieel is enorm: een productiviteitswinst die alles overstijgt wat een efficiency-programma kan leveren.

En toch gebeurt het zelden. Waarom niet?

Omdat het werk dat er niet toe doet niet geïdentificeerd is als zodanig. Het is verstopt in de gewoonten van de organisatie. Het is verspreid over alle medewerkers. Het is niet zichtbaar als probleem — het is gewoon hoe het werk gaat.

Wie ergens halverwege zijn dag een uur kwijt is aan iets onnodig, registreert dat niet als verlies. Hij registreert: ‘het was druk vandaag.’ En morgen is het weer druk. En de week daarop ook. Tot drukte de normale toestand wordt en niemand meer scherp ziet wat de oorzaak is.

De oorzaak is niet meer werk. De oorzaak is meer ruis.

Wat structuur hieraan kan doen.

De goede boodschap: dit is oplosbaar. Maar niet met de gangbare instrumenten.

Geen time-management training. Geen efficiency-consultant. Geen nieuwe app die nog meer notificaties stuurt. Geen reorganisatie die de afdelingen herschikt zonder het werk te raken.

Wat wel werkt: aandacht voor de structuur waarin het werk dagelijks plaatsvindt. Concreet, op het niveau van de werkdag zelf.

• Werk zichtbaar maken — op één plek, voor iedereen, op elk moment van de dag
• Een vast dagritme — met een opening waarin prioriteiten samen worden bepaald en een sluiting waarop de dag wordt afgerond
• Heldere rollen — zodat duidelijk is wie waarover beslist en wie waarover gaat
• Eén ingang voor werk — zodat dezelfde vraag niet via vijf kanalen tegelijk binnenkomt
• Toetsing op waarde — zodat werk dat nooit gelezen wordt ook niet meer gemaakt hoeft te worden

Dit zijn geen radicale ingrepen. Het zijn bewuste keuzes om de werkdag anders in te richten dan hij vanzelf gegroeid is. En het effect is verrassend groot, omdat het de bron van het probleem raakt.

Wanneer werk zichtbaar is, hoeft niemand uit te zoeken wie waarmee bezig is. Wanneer prioriteiten samen worden bepaald, hoeft niemand elke ochtend opnieuw te raden wat als eerste moet. Wanneer rollen helder zijn, hoeven beslissingen niet via drie tussenrondes te lopen. Wanneer werk via één ingang binnenkomt, valt de chaos van vijf parallelle kanalen weg.

De ruis verdwijnt. Niet helemaal — het is geen utopie. Maar genoeg om die verloren werkdag per week terug te winnen.

De oorzaak is niet meer werk. De oorzaak is meer ruis. En ruis is verminderbaar zonder dat er minder werk gedaan wordt — alleen anders georganiseerd.

Wat er gebeurt als die dag terugkomt.

Stel je voor dat die verloren werkdag per week terugkomt. Wat doe je ermee?

Voor de medewerker betekent het: ademruimte. Tijd om werk grondig te doen in plaats van afgehaast. Een dag die eindigt op een normaal moment. Een hoofd dat ’s avonds niet meer doorratelt over wat er morgen weer moet.

Voor het team betekent het: ruimte voor het gesprek dat anders niet plaatsvindt. Tijd voor verbetering, voor reflectie, voor het delen van kennis die anders verloren gaat. Het verschil tussen samen werken en samen aanwezig zijn.

Voor de organisatie betekent het: kwaliteit. Innovatie. Het vermogen om verder te kijken dan de volgende deadline. Mensen die blijven omdat het werk klopt — in plaats van vertrekken omdat het nooit ophoudt.

En in een arbeidsmarkt met structurele tekorten is dat misschien wel het meest waardevolle wat een organisatie kan opleveren. Niet meer mensen werven, maar de mensen die je hebt in staat stellen om hun kerntaak werkelijk te doen.

De vraag voor elke leidinggevende.

Het onderzoek van DNB stelt impliciet één vraag aan elke leidinggevende in Nederland:

Hoeveel van de werktijd van mijn team gaat op aan dingen die niet bijdragen aan ons werkelijke werk?

Als je dat eerlijk inventariseert, zul je waarschijnlijk uitkomen rond die 20%. Misschien iets minder. Misschien meer. In organisaties met veel rapportage, veel overleg en weinig structuur zelfs significant meer.

Die inventarisatie is geen oordeel over de mensen. Die zien er niet uit als incompetentie of luiheid. Het is een diagnose van de structuur.

En zoals elke diagnose: zonder eerlijk kijken kun je niet behandelen.

Hoeveel van de werktijd van jouw team gaat op aan dingen die niet bijdragen aan jullie werkelijke werk?

Eerlijk kijken, structureel handelen.

Het verlies van een werkdag per week is geen onontkoombaar gegeven. Het is een gevolg van keuzes die organisaties maken — of niet maken — over hoe ze het werk inrichten.

Werkstroom is een werkwijze die dat structureel anders doet. Niet door harder te werken. Niet door meer mensen aan te trekken. Niet door nieuwe tools te introduceren. Maar door werk zichtbaar te maken, de dag een ritme te geven en de structuur de last te laten dragen die nu op de schouders van individuele medewerkers ligt.

Het terugwinnen van die verloren werkdag is geen utopie. Het is een kwestie van bewust kiezen voor een structuur die het werk dient — in plaats van het in de weg te zitten.

De dag die er weer toe doet, begint met de dag die anders is ingericht.

Meer weten over de Werkstroom Methode?

De Werkstroom Methode helpt organisaties om de structurele ruis weg te nemen en de werkdag terug te brengen tot het werk dat er werkelijk toe doet.

Bekijk de methode op werkstroommethode.nl.

werkstroommethode.nl