De Werkstroom Methode rust op een stevige basis van visualisatie, samenwerking en continue verbetering. Voor werk dat niet vooraf in projecten kan worden gevat – zoals incidenten, verzoeken of spontaan werk – is er binnen de Werkstroom Methode een heldere aanpak: het werk organiseren via een visueel, ‘trek’-gebaseerd systeem, geïnspireerd door Kanban.

In dit document beschrijven we hoe deze aanpak werkt binnen de Werkstroom Methode, welke kernprincipes gelden, en hoe teams hun werk voorspelbaar en mensgericht kunnen organiseren – ook als het onverwacht is.

1. Wat is een Werkstroom volgens de Werkstroom Methode?

De werkstroomaanpak wordt niet alleen toegepast op ongepland of ad-hoc werk. Ook standaard producten en diensten – zoals klantaanvragen, serviceverzoeken of routinematige taken – worden volgens deze manier van werken uitgevoerd. Zo ontstaat een uniforme, voorspelbare werkwijze die de hele organisatie ondersteunt bij het leveren van waarde.

Een werkstroom is de manier waarop werkitems – concrete eenheden van waarde – door een team of proces bewegen van start tot oplevering. Denk aan aanvragen, bugs, meldingen, vragen of verbeteracties. Het doel is niet om zoveel mogelijk werk te doen, maar om waarde te creëren op een manier die:

• Effectief is (we doen het juiste werk)

• Efficiënt is (zonder verspilling)

• Voorspelbaar is (klanten en collega’s weten waar ze aan toe zijn)

Deze drie elementen vormen samen het fundament van een gezonde werkstroom.

2. Drie Kernpraktijken in de Werkstroomaanpak

Binnen de Werkstroom Methode onderscheiden we – in lijn met Kanban – drie onmisbare praktijken voor teams die willen sturen op doorstroming:

A. Definieer en visualiseer de werkstroom

• Breng samen met het team de statussen van werk in beeld (van binnenkomst tot afronding)

• Benoem duidelijk wat een werkitem is en wanneer iets ‘gestart’ en ‘klaar’ is

• Maak gebruik van een werkstroombord (fysiek of digitaal)

• Gebruik kleuren, kolommen, categorieën en signalen die passen bij de context

B. Beheer werkitems actief

• Houd het aantal Werk in Productie (WiP) onder controle: beperk hoeveel tegelijk wordt opgepakt

• Hanteer duidelijke afspraken: wie pakt wat op, wat is geblokkeerd, waar loopt het vast?

• Werk met een verwacht niveau van dienstverlening (VND): hoe lang mag iets duren?

• Bespreek regelmatig het bord (in een dagstart of wekelijkse evaluatie)

C. Verbeter de werkstroom continu

• Kijk samen met het team naar vertragingen, knelpunten of onduidelijkheden

• Gebruik eenvoudige metrieken zoals doorlooptijd, leeftijd van items en verwerkingscapaciteit

• Pas kleine verbeteringen toe (‘just in time’)

• Reflecteer op basis van wat je ziet, niet op basis van aannames

3. Werkvormen en rollen

De Werkstroom Coach begeleidt het team in het visualiseren en verbeteren van hun werkstroom. Dit gebeurt niet top-down, maar samen met de mensen die het werk doen. De coach helpt het team eigenaar te worden van hun bord, hun afspraken en hun verbeteringen.

De Werkstroom Coördinator kan helpen bij het beheren van binnenkomend werk, het signaleren van trends en het bewaken van de serviceafspraken.

4. Voorwaarden voor een goed werkende werkstroom

Om effectief te kunnen werken met werkstromen zijn enkele randvoorwaarden belangrijk:

• Een gedeelde definitie van werk (DvW), inclusief:

  • Wat zijn onze werkitems?

  • Wat zijn de statussen die werkitems doorlopen?

  • Wanneer is iets gestart / klaar?

  • Wat is onze maximale WiP?

  • Wat is onze VND per itemtype?

• Een bord dat zichtbaar en actueel is

• Een team dat zich verantwoordelijk voelt voor de flow van het werk

• Regelmatige evaluatie- en verbetermomenten

5. Samenvatting: van ongepland naar georganiseerd

De kracht van de Werkstroom Methode is dat ongepland werk niet hoeft te betekenen dat het chaotisch is. Door samen het werk te visualiseren, de WIU te begrenzen, duidelijke afspraken te maken en continu te verbeteren, ontstaat een werkstroom die:

• Flexibel inspeelt op wat zich aandient

• Vooruitgang zichtbaar maakt

• Rust en overzicht brengt in de uitvoering

Of je nu werkt met meldingen, verzoeken, incidenten of kleine verbeteracties – met de Werkstroom Methode maak je het werk behapbaar, voorspelbaar en mensgericht. En dat is precies waar het in moderne samenwerking om draait.

Meer informatie: https://werkstroommethode.nl/werkstroom